新型コロナウイルス対策としてミケネコはテレワークを2月下旬からスタート
新型コロナウイルスの感染拡大を防ぐため、ミケネコでは2月下旬という比較的早い段階で原則テレワークになりました。
私の周りではまだテレワークや時差出勤を推奨している企業がそれほど多くなく、新型コロナ感染症の拡大防止に関する対策を各企業が検討している頃だったと思います。
自宅での作業環境の整備やルールや制度の見直しなど、職種や企業規模によってはすぐにテレワークを導入することが難しい企業も多いのではないでしょうか。
ミケネコも初めてのテレワークで手探りな部分が多々ありますが、緊急事態宣言が発令された4月7日からは全社員がオフィス出社禁止になり、いよいよ本格的にテレワークに取り組んでいます。
重視するのは社内コミュニケーション
早めにテレワークを実施してきたミケネコですが、特に気を付けていることは社内コミュニケーションです。
これまでのオフィス出勤とは違い各社員が離れた場所にいるため、どうしてもコミュニケーションが不足しがちになってしまいます。
そんなコミュニケーション不足を防ぐため、ミケネコでは以下のツールを活用して密に連絡を取るようにしています。
・社用携帯
・チャットワーク
・Google Meet
・Workplace（Facebookが企業向けに提供しているコミュニケーションツール）
※ミケネコ内での使い方：http://www.waganeco.jp/workplaceを使ってみよう/
例えばミケネでは各自が担当している案件の進捗報告の場としてWorkplaceを活用しています。
投稿を確認したら既読サインとして「いいね」を押すなど、決まった場所に情報を集結させて社内間で確認漏れがないようにルールを定めています。
使っているWeb会議システム
チャットワーク
公式ページ：https://go.chatwork.com/ja/
ミケネコではチャットワークを使用して社内連絡を取っています。
海外在住のミケネコ社員も交えながら日米間でテレビ電話による打ち合わせを行いましたが、
音声・映像ともに遅延もなく招待状URLを送るだけで開始できるのでとても簡単でした。
有料プランだと最大14名まで、音声のみなら100名まで参加できるそうです。
Google Meet
公式ページ：https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/products/meet/
ミケネコでは社外の方との打ち合わせでは基本的にGoogle Meetを使用するようにしています。
こちらも招待状URLの共有だけですぐにテレビ電話に参加できます。
またGoogle Meetでは会議専用の電話番号が発行されるので、
インターネット環境が不安定でPCからの接続が難しい場合でも通話形式で参加が可能です。
※新型感染症対策として自宅勤務を推奨する企業が増加している状況を受けて、
G-suitでGoogle Meetが期間限定で無料開放されています。
詳細はこちら：高度なビデオ会議機能を、新型コロナウイルス対策に取り組む企業や学校に
テレワークにおける業務上での不安点や課題
・資料が出力できない
テレワークの実施にあたり最初に出てきた課題は資料の出力です。
メールやWeb会議ではデータファイルを用いて問題なくやり取りが行えるのですが、「手元に資料として残したい」「修正を直接書き込みたい」といった場合には、やはりデータだけでなく出力した資料も必要になってきます。
例えばパンフレットや記事広告のデザイン・レイアウトの確認には、直接書き込めて手元でじっくりと確認できる紙の資料の方が便利です。
その他にも請求書や手元に保管するべき重要書類など、データでやり取りをしていても出力が必要になる機会が多いことに気付きました。
私は自宅に印刷環境がないのでコンビニのプリントサービスを活用しています。
・セブンイレブン netprint
https://www.printing.ne.jp/index_p.html
・ネットワークプリントサービス（セイコーマート・ファミリーマート・ローソン）
https://networkprint.ne.jp/sharp_netprint/ja/top.aspx
・自宅におけるWeb会議の場所
今までのWeb会議は全てオフィスで行っていたため特に気にしていませんでしたが、自宅でWeb会議に参加するにあたって「部屋の中をなるべく映したくない」「通信環境の整った部屋が限られている」「周りの迷惑にならない場所を探さないといけない」といった点で悩むことが増えました。
私はシェアハウスに住んでいるので住人が映り込まないように気をつけていたり、小さなお子さんがいると子供を気にかけながらのWeb会議は一段と難しいなど、環境によって悩みはそれぞれだと思います。
テレワークを通して、いかにオフィスが働きやすい環境だったかを痛感しています。
・本当に仕事をしているのかが分からない
オフィスとは違い、自宅という周囲からは見えない場所で仕事をするため「サボっていると思われているのでは…」という不安を感じることがあります。
特に私はデータのまとめや資料作成といった一人で完結してしまう業務が多いため、作業進捗がないと何をしているのかが周りには見えにくく、当初は日報以外にも随時進捗報告をするべきか少し悩んでしまいました。
テレワークで離れているからこそ、日報や小まめな社内間コミュニケーションでお互いの状況を把握するように努めています。
以上が2月から実施しているミケネコのテレワーク状況です。
今後の見通しが難しいため当分はテレワークを継続することになりそうですが、
こういう状況だからこそ、社内外ともに積極的にコミュニケーションを取っていこうと思います。
状況が落ち着いてまた皆さまと元気にお会いできるのを楽しみにしています。
